oprogramowanie komputerowe arisco reklama: PRODUCENT OBUWIA PROFILAKTYCZNEGO WAŁĘSA & PALUCH s.c.

Domy Prawo O DPS, Kontakt

wstecz

(aut. Marek Figiel - MEDI 3/2014; dps.pl 23.10.2014)

Marek Figiel - Wykształcenie: magister pedagogiki, specjalista organizacji pomocy społecznej
Doświadczenie zawodowe: Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Bydgoszczy. Kilkunastoletnie doświadczenie zawodowe w kierowaniu Domami dla osób przewlekle somatycznie chorych oraz upośledzonych intelektualnie, pozwala mi na podzielenie się swymi doświadczeniami w pracy z osobami niepełnosprawnymi zamieszkującymi w Domach Pomocy Społecznej. Zawsze byłem osobą poszukującą nowych niestereotypowych form i metod pracy. Jestem twórcą i prowadzącym własną stronę internetową dla fachowo pomagających w instytucjonalnych jednostkach pomocy społecznej. "Pomagajmy-Skutecznie" http://pomagajmy-skutecznie.manifo.com/. Posiadam także profil oraz grupę o tej samej nazwie na Facebooku.



Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Domu Pomocy Społecznej lub innej placówce opieki długoterminowej, będącej jednostką sektora finansów publicznych, zostały sprecyzowane w Ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240).


W art. 68 Ustawy o finansach publicznych czytamy, iż kontrolę zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Pomimo że zasady kontroli zarządczej wprowadzone zostały Ustawą o finansach publicznych, to finanse są tu postrzegane przez pryzmat działalności jednostki, założonych dla niej zadań i celów.

"Jeżeli myślimy o „kontroli" lub o „kontrolowaniu", to zwyczajowo rozumiemy to słowo jako „sprawdzanie". Dla zrozumienia istoty zmian w ustawie o finansach publicznych powinniśmy zapomnieć o tym znaczeniu tego słowa. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego „kontrolować", to też „sprawować nadzór nad czymś lub nad kimś". Zamiast słów „kontrola zarządcza" możemy używać wymiennie słowa „zarządzanie". Obowiązek wdrożenia kontroli zarządczej obejmuje wszystkie jednostki.

Definicja kontroli zarządczej podkreśla, że jest nią każde działanie jednostki, wszystkie niepisane i pisane zasady w niej obowiązujące, wszystko, co służy zapewnieniu realizacji celów i zadań. Każda jednostka jest inna, każda jednostka ma inne cele i zadania, każda jednostka napotyka inne trudności i wyzwania - to kierujący nią musi wiedzieć, co zrobić, by zadania jego jednostki były jak najlepiej realizowane. Ale co to znaczy „jak najlepiej"? Jak najlepiej to - w myśl ustawy - zgodnie z prawem, terminowo, oszczędnie i efektywnie. Warto podkreślić, że oszczędnie i efektywnie nie zawsze znaczy najtaniej."

Zdefiniowane cele kontroli zarządczej to zapewnienie w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; skuteczności i efektywności działania; wiarygodności sprawozdań; ochrony zasobów; przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; efektywności i skuteczności przepływu informacji; zarządzania ryzykiem. Kontroli zarządczej w ten sposób nie sprowadzamy jedynie do kontroli dokumentów finansowych.

W ustawie o pomocy społecznej z dnia 12 marca 2004 roku (Dz. U nr 64, poz. 593 z późniejszymi zmianami) Art. 55. 1. mówi: "Dom pomocy społecznej świadczy usługi bytowe, opiekuńcze, wspomagające i edukacyjne na poziomie obowiązującego standardu, w zakresie i formach wynikających z indywidualnych potrzeb osób w nim przebywających, zwanych dalej „mieszkańcami domu". Dlatego też w pkt. 2 stwierdza się, że organizacja domu pomocy społecznej, zakres i poziom usług świadczonych przez dom uwzględnia w szczególności wolność, intymność, godność i poczucie bezpieczeństwa mieszkańców domu oraz stopień ich fizycznej i psychicznej sprawności."

Szczegółowe zadania domu pomocy społecznej z mocy w/w Ustawy precyzują zapisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie domów pomocy społecznej z dnia 28 sierpnia 2012 roku (Dz. U. 2012 nr 0 poz. 964).
§ 2 oraz 3 i 4 - określają one dość szczegółowo zasady działania domu, w sposób następujący:

"§ 2. 1. Dom funkcjonuje w sposób zapewniający właściwy zakres usług, zgodny ze standardami określonymi dla danego typu domu, w oparciu o indywidualne potrzeby mieszkańca domu.

2. W celu określenia indywidualnych potrzeb mieszkańca domu oraz zakresu usług, o których mowa w ust. 1, dom powołuje zespoły terapeutyczno-opiekuńcze składające się w szczególności z pracowników domu, którzy bezpośrednio zajmują się wspieraniem.

3. Do podstawowych zadań zespołów terapeutyczno-opiekuńczych należy opracowywanie indywidualnych planów wsparcia mieszkańców oraz wspólna realizacja tych planów z mieszkańcami."

"§ 3. 1. Dom funkcjonuje w oparciu o indywidualne plany wsparcia mieszkańca domu, opracowywane z jego udziałem, jeżeli udział ten jest możliwy ze względu na stan zdrowia i gotowość uczestnictwa w nim mieszkańca.
2. Działania wynikające z indywidualnego planu wsparcia mieszkańca domu koordynuje pracownik zwany dalej „pracownikiem pierwszego kontaktu".

3. Pracownicy pierwszego kontaktu działają w ramach zespołów terapeutyczno-opiekuńczych."

"§ 4. 1. Strukturę organizacyjną i szczegółowy zakres zadań poszczególnych typów domów określa opracowany przez dyrektora domu regulamin organizacyjny, przyjęty przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego, a w przypadku domu gminnego - przez wójta, burmistrza lub prezydenta."

Powyżej przytoczone zostały najważniejsze zagadnienia związane z działalnością domu w sferze zapewniania zgodności działania domu z obowiązującymi aktami prawnymi, które precyzują cele jego działania. Wyznaczają tym samym cele dla domu jako jednostki finansów publicznych. Jest to niezbędne dla zdefiniowania szczegółowych celów kontroli zarządczej. Analizując zawarte w Ustawie, jak i w/w Rozporządzeniu Ministra zadania, można śmiało postawić hipotezę, że Zespół Terapeutyczno-Opiekuńczy (zwany dalej ZTO) jest doskonałym narzędziem sprawowania kontroli zarządczej.

W skrócie można to przedstawić następująco: suma zadań planów adaptacji oraz wspierania wszystkich mieszkańców domu stanowi zakres zadań w pracy domu z jego mieszkańcami, a tym samym realizację przyjętej misji domu zawartej w następujących podanych przykładowo słowach: "Dobrze i skutecznie służymy człowiekowi potrzebującemu pomocy".

ZTO, dokonując oceny, określa przyjętymi miernikami rezultaty w pracy z mieszkańcem. Przyjmując nowe zadania lub kontynuując już przyjęte, podczas posiedzeń zespołu, ocenia wyniki pracy pracownika domu, zwanego pracownikiem pierwszego kontaktu oraz jego współpracowników w realizacji zapisów w planie wsparcia mieszkańca. Oceny wszystkich pracowników pierwszego kontaktu, specjalistów oraz realizacji indywidualnych planów wsparcia czy adaptacji stanowią globalną ocenę naszej pracy w realizacji podstawowego zadania domu. Należy w związku z tym przyjąć, że wszystkie dokumenty zespołu wraz z protokołami posiedzeń są dokumentami kontroli zarządczej. W tym też kierunku rozpatrujemy cele, zadania i sposób sprawowania kontroli zarządczej w domu pomocy społecznej.

Zdefiniowane cele kontroli zarządczej, przeniesione na grunt domu, to zapewnienie w szczególności:

  1.  Zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, ustalonymi na podstawie w/w przepisów oraz innych aktów prawnych mających zastosowanie w merytorycznej działalności domu, dostosowanych do warunków działania domu, jego struktury organizacyjnej oraz indywidualnych własnych rozwiązań dostosowanych do typu domu oraz mieszkańców, mając na celu jak najlepszą realizację celu głównego poprzez cele szczegółowe zawarte w procedurach. W/w procedury zatwierdzone są przez dyrektora domu.
  2.  Skuteczności i efektywności działania, poprzez prawidłowe zdefiniowanie potrzeb mieszkańców domu i na ich podstawie realizowanie zindywidualizowanego programu domu wynikającego z potrzeb ogółu mieszkańców tego, a nie innego domu.
  3.  Wiarygodności sprawozdań, co wynika z prawidłowego funkcjonowania ZTO. Podczas posiedzeń zespołu dochodzi bowiem, przy omawianiu realizacji planów adaptacyjnych czy planów wsparcia, do zderzenia informacji pochodzących z wielu źródeł, a tym samym ich weryfikacji. Tymi źródłami są: pracownik pierwszego kontaktu, specjaliści, wszelkiego rodzaju raporty z dyżurów obowiązujące w domu, informacje od samego mieszkańca i jego rodziny.
  4.  Przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, poprzez stosowanie się przez pracowników domu do Kodeksu Etycznego pracowników samorządowych. Cel ten ma fundamentalne znaczenie w pracy z osobą zależną. Weryfikacja przestrzegania zasad etycznych dokonywana jest przez ZTO w trakcie swych posiedzeń.
  5.  Efektywności i skuteczności przepływu informacji. W całym procesie wspierania fundamentalne znaczenie ma przepływ informacji pomiędzy wszystkimi podmiotami tego procesu. Bez prawidłowego przepływu informacji nie może być mowy o efektywnym i skutecznym realizowaniu ustalanego podczas posiedzeń ZTO: planu adaptacji czy wspierania mieszkańca. ZTO jest doskonałą sprawdzoną formą skutecznego i efektywnego przepływu informacji pomiędzy jego członkami, szczególnie pracownikiem pierwszego kontaktu, a specjalistami oraz mieszkańcem, jego rodziną i uczestniczącymi w całym procesie pozostałymi pracownikami domu. Jest to ważne bo przepływ informacji występuje w formie pisemnej.
  6.  Zarządzania ryzykiem. Zidentyfikowanie ryzyka występującego w procesie adaptacji wspierania, opieki i pielęgnacji mieszkańca należy do ZTO. Ważnym elementem realizacji zadań domu pomocy społecznej jest branie pod uwagę wystąpienia sytuacji trudnej, uniemożliwiającej realizację planu adaptacji, czy wsparcia lub w znaczący sposób utrudniającej ten proces.

 

Biorąc pod uwagę określoną w art. 68 ust. 1 ustawy definicję kontroli zarządczej, za najistotniejszy element kontroli zarządczej w domu pomocy społecznej jako jednostce samorządu terytorialnego należy uznać system wyznaczania celów, a także system monitorowania ich realizacji. W domu pomocy społecznej, w myśl obowiązujących przepisów w zakresie działalności merytorycznej, to właśnie ZTO stanowi doskonałą i fundamentalną, bo nadaną mu z mocy prawa, wewnętrzną "instytucję do wyznaczania zmieniających się celów szczegółowych oraz bieżącego monitorowania procesów przebiegających w domu, w pracy z mieszkańcem". W przypadku domu bardzo istotną rolę może spełniać stały zespół kierujący ZTO, zbierający się codziennie w godzinach rannych - tzw. odprawy ranne kierowników sekcji, opiekunów, specjalistów.

Biorąc pod uwagę specyfikę pracy domu pomocy społecznej, wyodrębniono dla działalności merytorycznej standardy, które przedstawiano w pięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:

  • środowisko wewnętrzne,
  •  cele i zarządzanie ryzykiem,
  •  mechanizmy kontroli,
  •  informacja i komunikacja,
  •  monitorowanie i ocena.

 

Ad. 1. Środowisko wewnętrzne ma najistotniejsze znaczenie z punktu widzenia jakości przeprowadzanej kontroli, bowiem składają się na nie takie elementy jak:

  • kompetencje zawodowe pracowników,
  •  przestrzeganie norm etycznych,
  • struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań,
  •  właściwy sposób delegowania uprawnień - precyzyjnie określony zakres uprawnień delegowanych poszczególnym pracownikom, a przyjęcie delegowanych uprawnień potwierdzone podpisem.

 

Ad. 2. W zakresie celów i zarządzania ryzykiem należy:

  •  rozważyć możliwość wskazania celu istnienia jednostki w postaci krótkiego i syntetycznego opisu misji;
  •  w co najmniej rocznej perspektywie określać cele i zadania jednostki; jednocześnie niezbędne jest stworzenie systemu mierników pozwalających na ocenę stopnia realizacji założonych celów;
  •  nie rzadziej niż raz w roku dokonywać identyfikacji ryzyka rozumianego jako czynniki stanowiące zagrożenie dla realizowanych celów jednostki;
  •  zidentyfikowane obszary ryzyka przeanalizować (analiza ryzyka) w celu określenia prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i jego możliwych skutków;
  • w przypadku ryzyka, którego prawdopodobieństwo wystąpienia jest znaczące, określić rodzaj reakcji, która spowoduje zmniejszenie ryzyka do akceptowanego poziomu.

 Dla potrzeb tego artykułu, zdefiniowałem - według swej wiedzy i praktyki - wybrane ryzyka, mające znaczący wpływ na realizację zadań w placówce. Dzieląc je na ryzyka, które mogą wystąpić z przyczyn leżących po stronie mieszkańca, podopiecznego, jak i po naszej stronie, czyli placówki. Zostały one przedstawione w tabeli wraz określeniem "właścicieli", czyli osób, którzy muszą się z nimi zmierzyć i starać się nie dopuszczać do ich występowania lub minimalizować ich skutki. Jednocześnie na podobnej zasadzie określiłem ich kategorie, czyli stopień zagrożenia w przypadku ich wystąpienia. (Tabela 1*)

Ad. 3. W zakresie mechanizmów kontroli standardy stanowią zestawienie mechanizmów podstawowych, które funkcjonują w systemie kontroli zarządczej, w tym ZTO, w pełnym zakresie zgodnie z procedurą jego działania. Same standardy wskazują jednak, że mechanizmy te nie stanowią katalogu zamkniętego, gdyż kontrola jest dostosowywana do specyfiki działu, sekcji, której dotyczy, a mechanizmy kontroli powinny być odpowiedzią na ustalone ryzyko.

Do mechanizmów kontroli standardy zaliczają:

a) dokumentowanie systemu kontroli zarządczej pracy z mieszkańcem w ramach ZTO

» Procedury (wszystkie obowiązujące w domu procedury):

  • Nr 1 - w sprawie............
  •  Nr 2 - w sprawie.............itd.

Uwaga: W każdej procedurze określono - według funkcji - osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz osoby odpowiedzialne za kontrolę ich przestrzegania w ramach kontroli zarządczej. Procedury obowiązujące w placówce powinny podlegać stałemu monitorowaniu pod kątem ich przydatności i co najmniej raz w roku powinny być aktualizowane.

» Dokumenty (wszystkie obowiązujące ZTO w Domu dokumenty):

  1. .....................................
  2. .....................................itd.
  3.  Raporty Opiekunów z przebiegu dyżuru.
  4.  Protokoły z posiedzeń: Zespołu Terapeutyczno-Opiekuńczego itd.

 

b) mierniki w zakresie określenia stopnia realizacji zadań.

Dla potrzeb artykułu przyjąłem jako mierniki - w zakresie oceny stopnia realizacji zadań w ramach kontroli - regres lub progres (można przyjąć inne, jeszcze bardziej odzwierciedlające wyniki pracy, własne mierniki) w procesie wspierania i pielęgnacji. Przy ustalaniu regresu lub progresu jako mierników w procesie wspierania mieszkańca, opiece i pielęgnacji należy zachować szczególną ostrożność. Stosowanie mierników w naszej pracy jest nadzwyczaj ważne, jednak może być źle zrozumiane przez kontrolujące nas organy. Ponieważ tak naprawdę tylko my wiemy, dlaczego u jednego mieszkańca odnotowujemy regres w stanie psychofizycznym, u kolejnego odnotowaliśmy progres, a u trzeciego, co ocena, to jest na przemian progres i regres. Regres nie musi oznaczać złej pracy z mieszkańcem.

Istotne znaczenie mogą mieć zdefiniowane wyżej ryzyka. Przykładem takiego miernika może być ocena w skali Barthel, grupa terapeutyczna itd. Określenie innych mierników należy do członków ZTO.

Do czego więc mają służyć mierniki?

Dobrze opracowane obrazują nam i wskazują zakres pracy z mieszkańcem w sekcji czy dziale, a tym samym w całym domu, co wyznacza nam niezbędną liczbę pracowników i wielkość nakładów pracy. Ponadto w domu pomocy społecznej muszą istnieć szczegółowe mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych oraz mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych (zawarte w odrębnych przepisach wewnętrznych).

W zakresie informacji i komunikacji osoby zarządzające oraz pracownicy muszą mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji musi umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym.
Efektywny system komunikacji jest bowiem podstawą funkcjonowania takiej jednostki, jaką jest dom pomocy społecznej, ponieważ jej praca polega na ciągłym operowaniu informacją. Dlatego też system przepływu informacji powinien zapewnić nie tylko przepływ, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców.

Zatem:

  1.  osobom zarządzającym i pracownikom zapewnić należy, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań;
  2.  dla właściwej komunikacji wewnętrznej zapewnić należy efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie działu, działów, sekcji;
  3.  dla właściwej komunikacji zewnętrznej zapewnić należy efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi, szczególnie Ośrodkiem Pomocy Społecznej oraz innymi instytucjami mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań.

 

Przedstawiony powyżej jeden ze sposobów realizacji kontroli zarządczej w placówce opieki długoterminowej poprzez stałe monitorowanie realizacji planów wsparcia, opieki i pielęgnacji podczas posiedzeń ZTO, może mieć zastosowanie w każdej placówce opieki długoterminowej nie tylko w sferze finansów publicznych. Jest to doskonały, moim zdaniem, sposób na zarządzanie placówką, utrzymanie właściwego i na dobrym poziomie standardu usług świadczonych zarówno indywidualnemu podopiecznemu, jak i w całej placówce oraz systematycznej oceny świadczonych usług i pracowników realizujących zadania placówki. Na zakończenie pragnę podkreślić, że aby ten sposób sprawowania kontroli zarządczej poprzez Zespół Terapeutyczno-Opiekuńczy miał znaczenie prawne, musi zostać zawarty w procedurze lub regulaminie kontroli zarządczej placówki. Ten wewnętrzny akt prawny musi zostać wprowadzony zarządzeniem kierownika placówki.



*Uwaga! Wszelkie ilustracje, bibliografia czy tabele dostępne są wyłącznie w papierowym wydaniu MEDI